Çoğu şirkette Olay Komutanı (Incident Commander) veya Olay Yöneticisi (Incident Manager) belirli bir iş tanımı olmaktan ziyade, bir sorun çıktığında geçici bir ekibi hızla bir araya getirip çözüme ulaştırmak için üstlenilen kritik bir roldür. Olay komutanı, olayın ana iletişim noktası ve güvenilir bilgi kaynağı olmalı, bu nedenle gelişmelerden sürekli haberdar edilmesi gerekir. Ancak bu süreç, sürekli bilgi talep etme yüküne dönüşebilirken, deneyimli bir kişi için daha hafif bir dokunuşla yönetilebilir.
Yazar, yıllar içinde birçok olaya dahil olduğunu ve güncellemeleri yönetmek için gördüğü en iyi yaklaşımlardan birinin, içsel bir saate sahip gibi görünen bir meslektaşından geldiğini belirtiyor. Bu kişi, bir olayı yönetirken kendine 30 dakikalık, sıfırlanabilir bir zaman penceresi tanırmış. Olayla ilgili ilk bilgilendirmeyi aldıktan sonra, iletişimi yönetir, ekiplerin taleplerini karşılar ve yaklaşık 30 dakika beklerdi. Eğer bu süre içinde yeni bir bilgi veya durum güncellemesi gelmezse, bu durumu bir müdahale daveti olarak kabul eder ve neler olduğunu sorardı. Güncelleme aldıktan sonra zamanlayıcısını sıfırlar ve ekibin sorunla ilgilenmesine izin verirdi. Bu 30 dakikalık süre, ekiplerin sorunla boğuşurken gereksiz ayrıntılara takılmasını engellemek için genellikle yeterli olurdu.
Yazar, bu kişinin yönettiği ekipten ayrılıp onun iç müşterilerinden biri olduğunda, o bölgedeki herkesin bilinçaltında her 25 dakikada bir durum güncellemesi yapma alışkanlığı geliştirdiğini fark etmiş. Bu durum, o kişinin belirli bir olayda olay yöneticisi olmasa bile devam edermiş. Bu yaklaşım, olay yönetimi süreçlerinde iletişimin nasıl daha etkili ve öngörülebilir hale getirilebileceğine dair değerli bir ders sunuyor. Bir olay yöneticisi olarak, bu kişinin katılımının zamanlamasını ve öngörülebilirliğini her zaman takdir ettiğini belirtiyor.
Olay yönetiminde yapılandırılmış ve öngörülebilir iletişim, ekiplerin verimliliğini artırarak sorunların daha hızlı çözülmesini sağlar.