Kamu hizmetinde bir ömür geçirdikten sonra emekli olan binlerce federal çalışan, onlarca yıllık kağıt tabanlı, verimsiz ve gecikmelerle dolu bir sistem nedeniyle emeklilik başvurularının işlenmesi için altı aya kadar beklemek zorunda kalıyordu. Bu durum, emeklilerin finansal belirsizlik içinde kalmasına neden oluyor, hatta bazıları tam emekli maaşlarını alamıyordu. 1960'lardan beri süregelen bu sorun, daha önce 1980'ler, 90'lar ve 2000'lerde yapılan ve toplamda 130 milyon dolarlık vergi mükellefi parasının harcandığı üç ayrı modernizasyon girişimine rağmen çözülememişti. Bu başarısızlıklar, sistemin karmaşıklığı ve parçalı dijitalleşme çabalarından kaynaklanıyordu.
Airbnb ve çeşitli startup deneyimlerine sahip iki kişilik bir ekip, bu köklü sorunu çözmek için Washington D.C.'ye taşındı. Bir yıldan kısa bir sürede, bu eski kağıt tabanlı süreci modern, dijital bir iş akışına dönüştürmeyi başardılar. Yeni sistem, emeklilik başvurularının hazırlanması, toplanması ve doğrulanması gibi adımları dijitalleştirerek, insan kaynakları departmanları, bordro sağlayıcıları ve OPM (ABD Personel Yönetimi Ofisi) arasındaki koordinasyonu önemli ölçüde kolaylaştırdı. Bu dönüşüm, Pennsylvania'daki bir yeraltı madeninde saklanan milyonlarca fiziksel kaydın manuel olarak çekilmesi gibi eski uygulamaları da ortadan kaldırıyor.
Bu başarılı dijitalleşme projesi, yıl sonuna kadar 100.000 dijital başvuruyu işleme kapasitesine sahip olacak ve işlem sürelerini önemli ölçüde kısaltacak. Ekip, bu deneyimin sadece emeklilere hak ettikleri geçişi sağlamakla kalmayıp, aynı zamanda diğer eski hükümet sistemlerini modernize etmek için kanıtlanmış bir rehber (playbook) olabileceğini umuyor. Fayda başvurularından vergi beyannamelerine kadar, vatandaşların hükümetle etkileşimde bulunduğu diğer alanlarda da benzer sistematik sorunların çözümü için bir model oluşturulmuş oldu. Bu başarı, yetenekli geliştiricilerin kamu hizmetine odaklandığında nelerin mümkün olabileceğini gösteriyor.
Eski ve kağıt tabanlı federal emeklilik süreçlerinin dijitalleşmesi, binlerce emeklinin aylarca süren finansal belirsizliğini sona erdirirken, diğer kamu hizmetlerinin modernizasyonu için de bir model oluşturuyor.